Que sistemas informáticos de inventário?

[Teresa Mendes]

Pergunta francamente generalista, mas necessária... gostaria que os/as profissionais a trabalhar em inventário (de qualquer contexto museológico) partilhassem neste espaço quais os sistemas informáticos de inventário que utilizam e, sobretudo, que fornecessem opiniões críticas (aspectos positivos e negativos) acerca dessas utilizações.
Muio obrigada desde já*

[pedrozog]

Um sistema informático é apenas uma pequena ferramenta utilizada para o tratamento de dados de algo muito mais abrangente como seja um Sistema de Informação. Adquirir pacotes com soluções informáticas pouco flexíveis pode conduzir a desperdícios de recursos. Realizar o levantamento e mapeamento das necessidades de informação de um SI de Inventário e o modo de gestão e disponibilização dessa informação é imprescindível antes de qualquer aquisição informática. Um sistema informático molda-se à organização e nunca o contrario.

[susana medina]

olá, Teresa!
respondendo ao seu pedido, apresento-lhe o sistema de informação em construção no Museu da FEUP . Trata-se de um sistema integrado através do qual se pretende gerir todos os conteúdos do Serviço de Documentação e Informação (no qual o Museu se encontra integrado, a par da Biblioteca, Arquivo, FEUP edições e Recursos Electrónicos). Cada uma destas unidades dispõe de aplicações de gestão de informação salvaguardada e tratada tecnicamente. O sistema de informação em construção assenta na transferência e cruzamento de dados num contexto de interoperabilidade entre as aplicações que compõem a infra-estrutura tecnológica do SDI, apoiada em padrões de metadados e linguagens para construção e partilha de ontologias na web. Desta forma, pretendemos garantir um melhor e mais completo acesso aos vários conteúdos.
No pps aqui incluído pode perceber melhor a estrutura do sistema, sob o ponto de vista do Museu. Neste momento, já foi efectuada a integração do In Arte Premium (aplicação de gestão de colecções museológicas que utilizamos) com o Digitool (repositório de objectos electrónicos).

[Teresa Mendes]

Agradeço desde já a resposta bem como a ajuda dada. Concordo plenamente quando afirma que um sistema informático deverá moldar-se à organização de uma instituição museológica e nunca o contrário (situação de compromisso por vezes complexa!).
Na verdade, encontro-me de momento a trabalhar com um sistema moldado para a realidade regional dos Açores, o DocBase, mas antes estive em contacto com o programa Matriz, através do IMC, em concreto a partir a necessidade de inventário do Museu de Aveiro. Ouvi também falar já do programa InArte, e há cerca de um ano do programa Index Rerum, criado para o contexto museológico das instituições afectas à Universidade do Porto.
Trabalha com algum deles? Conhece ainda outros? A pergunta lançada para discussão tem como intuito conhecer, a um nível de execução/função, esta realidade noutras instituições museológicas...

[susana medina]

Olá, Teresa!
Sim, temos contacto com as duas aplicações (In Arte Premium e Index Rerum), embora com diferentes graus de envolvimento:
- In Arte Premium: a aplicação de gestão de colecções adquirida pelo SDI desde o início do projecto do Museu. Escolhemos esta aplicação por estar de acordo com as normas de representação da informação sobre objectos museológicos; por ser uma aplicação utilizada por instituições de referência e, em particular, outros museus de ciência e técnica, e por ser desenvolvida por uma empresa com capacidade de resposta às nossas necessidades de desenvolvimento. Apesar de integrarmos uma instituição com know-how e experiência na criação de um produto do género, a opção por uma aplicação já existente no mercado pareceu a melhor escolha (ganho em termos de tempo / interoperabilidade com aplicações em futuras redes, por exemplo).
- Index Rerum: o Museu da FEUP integra a rede de Museus da Universidade do Porto. Tendo sido esta a aplicação escolhida pela UP, participamos nela com a informação sobre o nosso acervo museológico através da migração de dados registados no In Arte e acolhidos no Index Rerum. A gestão da informação continua a ser feita no In Arte. No entanto, está igualmente disponível no Index Rerum.
Espero ter respondido de uma forma mais objectiva às suas questões. Conheço outras aplicações, mas estas são aquelas que conheço melhor.



Teresa Mendes disse:

Agradeço desde já a resposta bem como a ajuda dada. Concordo plenamente quando afirma que um sistema informático deverá moldar-se à organização de uma instituição museológica e nunca o contrário (situação de compromisso por vezes complexa!).
Na verdade, encontro-me de momento a trabalhar com um sistema moldado para a realidade regional dos Açores, o DocBase, mas antes estive em contacto com o programa Matriz, através do IMC, em concreto a partir a necessidade de inventário do Museu de Aveiro. Ouvi também falar já do programa InArte, e há cerca de um ano do programa Index Rerum, criado para o contexto museológico das instituições afectas à Universidade do Porto.
Trabalha com algum deles? Conhece ainda outros? A pergunta lançada para discussão tem como intuito conhecer, a um nível de execução/função, esta realidade noutras instituições museológicas...

[Patrícia Carla Costa]

Bom dia,

Venho aqui partilhar a experiência do Museu do ISEP.
Desde do inicio se considerou importante a existência de uma plataforma informática que permitisse o inventário dos bens museológicos assim como a sua gestão.
Após uma pesquisa de mercado, verificamos que ou os programas eram muito caros ou não cobriam todas as necessidades da colecção, recordo que o acervo do Museu do ISEP é composto por objectos científico-didácticos.
Deste modo, criou-se uma base de dados de raíz, embora baseada em alguns programas já existentes, que permitia o inventário.
Mas tal como já referi a base seria composta também pela parte da gestão das colecções.
Até ao momento aindo não conseguimos que nos desenvolvessem essa parte, estando assim a nossa base "construída pela metade", coisa que nunca aconteceria num programa comprado!
Pode consultar em http://www.museu-pl.isep.ipp.pt/, entrar como convidado.

[Teresa Mendes]

Boa tarde, Susana!

Agradeço desde já toda a partilha de experiências! Pelo que pude perceber o acervo informatizado do Museu da FEUP encontra-se então online com duas aplicações diferentes: Index Rerum (através da plataforma museuvirtual da UP), e In Arte (paltaforma InWeb, através do link que me enviou).
Para além de todos os condicionalismos e opções projectuais inerentes à criação e consequente desenvolvimento de um sistema informatizado de inventário e subjacente gestão de colecções de um dado museu, lanço uma pergunta directa: se pudesse optar por um só, por qual optaria?
Espero não estar a ser (muito) insistente... Continuação de bom trabalho!

[Teresa Mendes]

Boa tarde, Patrícia!

Agradeço desde já o contributo dado, bem como o envio do link, que já consultei. Perguntava duas coisas, e esperando não me considerar muito inquiridora: a base de dados criada para o Museu do ISEP foi a partir de que programas já disponíveis? E essa apropriação à vossa realidade museológica foi feita pelos recursos humanos afectos ao próprio Museu?
Muito obrigada, continuação de bom trabalho!

[Patrícia Carla Costa]

Boa tarde,

O programa de inventário do Museu do ISEP foi feito com base em programas já disponíveis no mercado, não uma cópia. Decicamos especial atenção à sistemetização da informação.
O ISEP possui uma Divisão de Sistemas Informáticos, foi este serviço que desenvolveu o programa com base nas especificações que o pessoal do museu forneceu.
Cumprimentos,

Patrícia Costa

Teresa Mendes disse:

Boa tarde, Patrícia!

Agradeço desde já o contributo dado, bem como o envio do link, que já consultei. Perguntava duas coisas, e esperando não me considerar muito inquiridora: a base de dados criada para o Museu do ISEP foi a partir de que programas já disponíveis? E essa apropriação à vossa realidade museológica foi feita pelos recursos humanos afectos ao próprio Museu?
Muito obrigada, continuação de bom trabalho!

[susana medina]

Olá, de novo!
A opção está feita: o In Arte é a aplicação de gestão utilizada diariamente pelo nosso museu. Pessoalmente, a minha escolha recai sobre essa aplicação. Há características do Index Rerum que considero bastante interessantes ( a parametrização da ficha de inventário à medida das necessidades, um software concebido segundo princípios da web semântica). No entanto, apesar da ficha de inventário do In Arte ser standard e haver campos obsoletos, o produto em si é robusto, está presente num número expressivo de museus e a equipa que o desenvolve tem-se demonstrado disponível e atenta às novidades informáticas.




Teresa Mendes disse:

Boa tarde, Susana!

Agradeço desde já toda a partilha de experiências! Pelo que pude perceber o acervo informatizado do Museu da FEUP encontra-se então online com duas aplicações diferentes: Index Rerum (através da plataforma museuvirtual da UP), e In Arte (paltaforma InWeb, através do link que me enviou).
Para além de todos os condicionalismos e opções projectuais inerentes à criação e consequente desenvolvimento de um sistema informatizado de inventário e subjacente gestão de colecções de um dado museu, lanço uma pergunta directa: se pudesse optar por um só, por qual optaria?
Espero não estar a ser (muito) insistente... Continuação de bom trabalho!

[Teresa Mendes]

Bom dia, Susana e Patrícia!

Ainda não tinha tido oportunidade de responder às vossas mensagens mas não queria deixar passar em branco a vossa ajuda. Uma vez mais, obrigada. Continuação de bom trabalho!

[Alexandre Matos]

Teresa,

Antes de mais um pequeno ponto prévio: eu trabalho na empresa que desenvolve o In arte, a Sistemas do Futuro. Para além do In arte desenvolvemos também o In Domus, In Natura, o In memoria ou um outro sistema que lhe permite ter pelo menos dois destes anteriores em simultâneo (pode ter os quatro), o In patrimonium (poderá ver exemplos de bases de dados online que usam as nossas aplicações em http://www.inwebonline.net). Por isso a minha opinião poderá estar inquinada e não lhe ser útil, mas em todo o caso gostaria de a transmitir.

Há dois factores relevantes a ter em conta na aquisição de um sistema de gestão de colecções: a normalização utilizada na sua concepção (CIDOC, CHIN, Collections trust, Ministério da Cultura de Espanha são alguns dos exemplos que poderá consultar, mas o principal é o CIDOC CRM (ISO 21127:2006) http://cidoc.ics.forth.gr/) e o custo/benefício para a instituição. A primeira deve ser questão essencial na escolha, ou seja, sempre que escolher uma sistema deste género deve assegurar-se que ele cumpre essa normativa. Facilita-lhe a vida se por acaso quiser no futuro trocar de aplicação. A segunda é uma avaliação que só pode ser feita caso a caso, mas deve ter em conta a utilização (ou utilizações) futura(s) dos dados, as necessidades de informação do museu que o Pedrozog refere, a sua utilização em contexto de trabalho, entre outros aspectos de caracter prático.

Não queria ser muito exaustivo, mas se por acaso quiser algum esclarecimento adicional sobre esta minha intervenção (repito que é inquinada :) ) esteja à vontade.

Aproveito também para lhe dizer que é um tema que, na minha opinião, deveria ser muito mais debatido do que é hoje em dia.

Cumprimentos,

Alexandre Matos

[Mariana Salgado]

Hay algunos repositorios de herramientas de Open Source que los museos están usando. Por ejemplo: http://www.collectionspace.org/ y http://www.openexhibits.org/. Espero que te siva. Saludos, Mariana.